Come visualizzare chi ha accesso a un foglio di calcolo nei fogli di Google

Come visualizzare chi ha accesso a un foglio di calcolo nei fogli di Google

È facile dimenticare chi ha accesso a un foglio di Google se viene utilizzato da molte persone. Potresti aver condiviso il foglio di calcolo un sacco di volte e ora avere difficoltà a ricordare chi aveva il permesso di usarlo.

Gestire i tuoi fogli di Google e sapere chi può accedervi è importante. Ma il processo di farlo è in realtà abbastanza semplice. Continua a leggere per scoprire come è fatto.

Come controllare chi ha accesso ai fogli di Google

C'è un modo semplice per controllare manualmente chi ha accesso al tuo foglio di Google. Per fare ciò, segui i passaggi:

  1. Innanzitutto, apri il foglio di cui hai bisogno.
  2. Quindi, fai clic su "Activity Dashboard".
  3. Vedrai "Trend per gli spettacoli" o "Trend di commenti" alla tua sinistra. Ora fai clic su di esso.

Nota: Assicurati di utilizzare il tuo account aziendale e non quello privato. Con un account privato, non sarai in grado di vedere "Activity Dashboard".

Inoltre, puoi filtrare la ricerca per tempo e restringere i risultati. Vediamo come farlo:

  1. Fai clic sulla "freccia giù" nella parte in alto a destra del foglio.
  2. Scegli il tempo per filtrare la ricerca.

Eccoti! Ora sai chi ha accesso al tuo foglio di Google e quando hanno ottenuto il permesso. In questo modo, puoi sempre monitorare che le persone giuste possono vedere e modificare il tuo foglio di Google.

Consentendo l'accesso temporaneo al foglio di Google

Limitare l'accesso ai fogli di Google può essere molto utile se non si desidera che i clienti li utilizzino una volta che il lavoro è finito. È possibile impostare una data di scadenza o semplicemente terminare l'accesso a quel particolare foglio di Google. Ecco come:

  1. Apri il tuo Google Drive
  2. Trova il foglio di cui hai bisogno.
  3. Fare clic con il tasto destro su di esso e selezionare "Condividi".
  4. Ora digita il nome della persona con cui vuoi condividere questo foglio.
  5. Per impostare la data di scadenza, modificare l'autorizzazione a "può commentare" o "può visualizzare".
  6. Successivo tocco "Invia".

Una volta completati questi passaggi, dovresti ripetere i primi tre passaggi. Vedrai l'opzione "avanzata" nella parte inferiore della finestra. Dovresti fare clic su di esso per vedere le "impostazioni di condivisione". Se si libra sul loro nome, apparirà un cronometro. Facendo clic su di esso, è possibile impostare la data di scadenza.

Abilitare il permesso di visualizzazione

Puoi proteggere il tuo foglio di Google da essere cambiato. Anche se potresti aver dato accesso a più persone, potresti non voler che cambino il contenuto del documento. Il modo più semplice per farlo è dare loro il permesso di visualizzare.

Segui questi passaggi per farlo:

  1. Apri il foglio che desideri proteggere.
  2. Passare a "dati" e scorrere verso il basso su "fogli e gamme protetti".
  3. Una barra apparirà sul lato destro del foglio.
  4. Ora, fai clic su "Sheet" e seleziona quello di cui hai bisogno dal menu a discesa.
  5. Qui dovrai fare clic su "Imposta autorizzazione".

Verrà visualizzata una finestra "autorizzazioni di modifica della gamma". Sotto "limitare chi può modificare questo intervallo" fare clic su "personalizzato". Ciò ti consente di decidere chi è autorizzato a modificare questo foglio specifico. Deseleziona tutte le persone che non vuoi modificare il tuo foglio di Google. Fai clic su "Done" per finire.

Ora le persone possono ancora visualizzare questo foglio di Google, ma non saranno in grado di apportare modifiche ad esso.

Proteggere le celle nel foglio di Google

In alternativa, puoi anche consentire la visione, ma anche proteggere alcune cellule o colonne. Ecco cosa dovrai fare:

  1. Apri il foglio.
  2. Seleziona le colonne che desideri proteggere dall'essere modificate.
  3. Ora fai clic su "dati" e quindi "fogli e gamme protetti".
  4. Una barra apparirà sul lato destro del foglio.
  5. Immettere la descrizione del comando, per esempio - "Nessuna modifica".
  6. Quindi, fai clic sul pulsante verde "Imposta autorizzazioni".
  7. Apparirà un pop-up. Sotto "limitare chi può modificare questo intervallo" selezionare "personalizzato".
  8. Ciò ti consente di decidere chi è autorizzato a cambiare le celle.

Se una persona senza autorizzazione cerca di modificare il contenuto della cella, un messaggio nel foglio informerà che non è autorizzato a farlo.

Abilitare i commenti

A volte hai bisogno di qualcun altro per commentare il contenuto della cella. Questi utenti non hanno un privilegio automatico di farlo, ma puoi dare loro il permesso. Quello che dovrai fare è renderli un "commentatore". Per abilitare a un utente con questa funzione, seguire questi passaggi:

  1. Apri il foglio, vai su "File" e fai clic su "Condividi".
  2. Qui puoi aggiungere gli indirizzi e -mail di coloro con cui desideri condividere il foglio.
  3. Una volta aggiunta una persona, a destra vedrai un menu a discesa.
  4. Da quel menu a discesa Seleziona "Commentatore".
  5. Infine, fai clic su "Invia".

Abilitazione dell'editing

Con l'autorizzazione di modifica, gli utenti del foglio possono modificare il contenuto delle celle. Come proprietario del foglio, dovrai consentire questa azione. I passaggi sono molto simili a quelli descritti sopra:

  1. Apri il foglio, vai su "File" e fai clic su "Condividi".
  2. Qui puoi aggiungere gli indirizzi e -mail di coloro con cui desideri condividere il foglio.
  3. Una volta aggiunta una persona, a destra vedrai un menu a discesa.
  4. Da quel menu a discesa selezionare "Editor".
  5. Infine, fai clic su "Invia".

Autorizzazioni limitanti

Il tuo foglio di Google è uno strumento inestimabile per l'archiviazione dei dati. Di tanto in tanto, dovrai condividerlo con altre persone. Se non ricordi chi hai dato il permesso di visualizzare il foglio, puoi sempre fare riferimento a questo articolo per la guida.

Inoltre, non avrai problemi se vuoi proteggere il tuo foglio da modifiche non autorizzate o se vuoi consentire agli utenti di apportare modifiche alle celle da sole. Quale di queste funzioni è più importante per te e perché? Dicci nella sezione commenti qui sotto.